Ieri avevo ripreso il tema della PMI 2.0, condividendo alcuni dettagli sulla storia del progetto di Intranet 2.0 in Lago e sui risultati ottenuti. Se un solo caso non apre certo un settore, due iniziano a mostrare una tendenza.

A Lago si stanno infatti piano piano aggiungendo altre piccole e medie imprese che, puntando su concetti di apertura, partecipazione diffusa, emergenza, trasparenza e condivisione, hanno deciso di cambiare pelle al proprio modo di fare business con l’ausilio dell’Enterprise 2.0.

Proprio verso l’Enterprise 2.0 va il percorso intrapreso da Project Group, società di consulenza di Brescia con 1,1 milioni di fatturato, 10 dipendenti ed una crescita nell’ultimo anno di circa il 20%. Manco a dirlo, anche in questo caso il cambio di marcia è stato stimolato dall’ingresso in azienda di un giovane neolaureato, Fabrizio Martire, che ha fin dai primi colloqui suggerito una nuova modalità organizzativa supportata da wiki, blog e il forte utilizzo di servizi in modalità software as a service.

Come per molte realtà, l’asset maggiore per Project Group è sempre stato il know-how acquisito negli anni sui progetti e naturalmente archiviato nella testa delle persone, frammentato in documenti di cui solo l’autore conosceva l’esistenza, disperso tra mille note, appuntamenti ed email. Per chi si occupa innanzitutto di identificare e poi ingegnerizzare soluzioni da proporre al cliente, questo modo di procedere non è certo il più efficiente, scalabile e capitalizzabile:

• Data la scarsa visibilità e persistenza delle informazioni, si continua costantemente a reinventare la ruota riducendo enormemente l’efficienza del business
• Il passaggio dalla fase di creazione a quella di codifica e riutilizzo della conoscenza spesso non è affatto strutturato e ancora meno automatizzato, con una conseguente perdita di opportunità rilevanti o comunque con il rischio di ritardi nella capitalizzazione delle soluzioni
• Prima che la soluzione possa essere presentata al cliente è necessario un pesante lavoro di preparazione, semplificazione e raffinamento dei messaggi, una “volgarizzazione” finalizzata innanzitutto a trasmettere ai consulenti contenuti e strategie commerciali più adeguate. Mettere a fattor comune questa attività, comporta importanti risparmi ed una comunicazione più coordinata verso l’esterno.
• Tutti i passaggi precedenti in Project Group dovevano essere svolti spendendo buona parte del proprio tempo lavorativo presso il cliente, lontano dall’ufficio

Aldilà del dominio specifico, sono convinto che moltissimi di voi si ritroverrano in questo scenario, scoprendo come Project Group, che l’unica opportunità per allinearsi è spesso rappresentata dai meeting periodici (in Accenture si chiamavano Vespertini) in cui i dipendenti vengono trascinati più o meno controvoglia, togliendo tempo ai progetti e spesso senza produrre alcun output significativo (chi tiene traccia, riassume e mette a disposizione degli altri tutto quello che si è detto in riunione??).

Le Fasi del Progetto

Grazie alla motivazione di Fabrizio, già prima della metà del 2008 in Project Group parte la sperimentazione.. ed all’inizio non sembra per niente facile trovare gli strumenti più adeguati o tirarsi dietro l’azienda verso modalità nuove di attivazione.

Il primo passo è costituito da un blog interno:

Far scrivere i consulenti non è così semplice come sperato ed allora viene subito lanciato un wiki di supporto (progetto SOB), sperimentando prima con Life Ray, poi unendo DokuWiki e WordPress:

I primi utenti fanno notare limiti e bug della soluzione, mentre l’impegno tecnico richiesto per svilupparla ulteriormente suggerisce il passaggio ad un wiki più maturo, solido ed usabile come Confluence .

Paradossalmente però, le difficoltà iniziali si rivelano utilissime proprio nel coinvolgere le persone (anche i soci dell’azienda), nel raccogliere feedback di miglioramento e nel convincere tutti che la strada intrapresa sia quella giusta. Grazie anche a questa attività preliminare, dopo quindici giorni di formazione interna Confluence si afferma come strumento fondamentale per la gestione delle commesse aziendali e la condivisione delle informazioni, tanto da richiedere il passaggio sui server di Amazon per supportare la crescita del traffico e garantire l’accesso senza vpn da qualsiasi parte del mondo:

Proseguendo in un’ottica di riduzione dei costi ed ottimizzazione delle performance, tutti i consulenti sono dotati di chiavetta usb/3g per la connessione in Internet, mentre posta elettronica e calendari vengono velocemente migrati sui servizi di Google.

Continua la formazione interna e Project Group organizza la propria presenza in diversi servizi in rete (Facebook, Linkedin, Youtube, Slideshare) per comunicare con i clienti e fare recruiting delle risorse. Tutti i consulenti iniziano a condividere bookmark e feed Rss, mentre il lavoro di personalizzazione su Confluence prosegue con l’identificazione di David come addetto al wiki garderning (ovvero alla continua revisione ed al supporto alla crescita del wiki).

Per finire, in questo momento il sito aziendale è un blog, in cui è stata annunciato con umanità il passaggio, difficoltà comprese:

I risultati

A meno di un anno dall’inizio della sperimentazione, Project Group sembra aver compiuto un percorso di apprendimento importante, un vero ripensamento del modo in cui l’azienda funziona, prendendo coscienza dei propri limiti iniziali, accumulando esperienza sul vero significato di Enterprise 2.0 e coinvolgendo nel cammino tutte le sue persone:

Riconoscere di non essere al passo con l’evoluzione del mondo, proprio noi convinti di essere mentalmente aperti e ricettivi … “è stata una vera mazzata!”

Poi abbiamo dovuto affrontare i nostri mostri: la fatica del nuovo, la paura di non essere all’altezza, la sensazione di essere troppo lenti. Infine la certezza di avere imboccato la strada giusta non solo per noi ma anche per i nostri clienti.

Prima abbiamo studiato, abbiamo faticato, abbiamo lottato contro noi stessi, contro i nostri meccanismi consolidati, abbiamo cambiato idee, ci siamo trasferiti in una nuova sede, abbiamo trasformato il nostro modo di lavorare, abbiamo creato un nuovo logo ed ora un nuovo blog, presto avremo nuovo sito.

Come ho sempre cercato di dire l’Enterprise 2.0 è prima di ogni altra cosa voler crescere (“Crescere e far crescere” con le parole di Project Group), imparare, migliorare, puntando però a risultati ben tangibili.

Benchè sia ancora presto per tirare delle somme, per Project Group il passaggio all’Enterprise 2.0 di risultati tangibili ne ha già portato:

• Abbattimento dei costi di installazione dei sistemi di collaboration dell’85%
• Riduzione dei costi di manutenzione dell’infrastruttura tecnologica del 70%
• Razionalizzazione e riduzione dei tempi per le riunioni di 2 ore per commessa per settimana, con un risparmio totale maggiore alle 160 ore al mese

Ma forse i ritorni più importanti si avranno da dimensioni più sottili come:

• Possibilità di collaborare con facilità con consulenti in altre città o addirittura in altri continenti come il Giappone
• Strutturazione dei flussi di comunicazione, condivisione e riutilizzo della conoscenza
• Comprensione diretta e diffusa tra tutti i consulenti delle nuove opportunità offerte dai social media

Il Caso Project Group mostra di nuovo come l’Enterprise 2.0, ancora più nella PMI, sia un fatto di testa e di coraggio, molto più che di muscoli e budget economici. Alcuni passaggi posso essere complessi, faticosi e non sempre ovvii, ma un numero crescente di imprese inizia fortunatamente a sperimentare, raggiungendo risultati anche economici di tutto rilievo.

In un mercato quanto mai difficile, competitivo e globale, sono fermamente convinto che la differenza sarà fatta da coloro che si fermeranno a guardarsi allo specchio, per poi reinvertarsi abbracciando le nuove opportunità che vengono dalla rete e mantenendo sufficiente umiltà da farsi consigliare da giovani svegli come Fabrizio.

Il mio consiglio è di iniziare a guardarsi intorno..