In questo mondo del 2.0 sembra tutto così spaventosamente veloce, ma allo stesso tempo anche così faticosamente lento. Da una parte i fenomeni della rete, fatti di utenti, abitudini e tecnologie in costante evoluzione, dall’altro un universo organizzativo/aziendale che pur essendo diventato finalmente più poroso, si muove ancora con tempi del tutto diversi.

Questa sensazione è confermata dall’Intranet 2.0 Global Study 2010 pubblicato da Toby Ward e Prescient Digital Media con il titolo Rise of the Social Intranet. Prendendo a campione 526 aziende di ogni dimensione, settore e provenienza geografica, il documento si focalizza sui cambiamenti per quanto riguarda l’adozione di approcci partecipati all’interno della Intranet negli ultimi due anni.

Vi invito come sempre a leggere l’intero studio (40 pagine circa), ma le indicazioni più rilevanti sono:

• Sempre più 2.0, ma gli utenti dove sono? I social media sono ormai sdoganati all’interno delle intranet con una qualche presenza nell’87% dei casi, mentre solo il 10% delle organizzazioni non sta neanche guardando a queste modalità per il futuro. In compenso la partecipazione dei dipendenti lascia ancora moltissimo a desiderare (15K utenti unici per ogni 1K dipendenti significa un adozione del 50%):

• Quali bisogni vengono raccolti? Gli aspetti 2.0 vengono guidati innanzitutto dalla collaboration tra i dipendenti (77%) e la gestione della conoscenza (71%). Un pò più distanziati il coinvolgimento dei dipendenti (56%) e le comunicazioni dall’alto (40%). Decisamente meno interessanti i temi di risparmio e taglio dei costi

• Siamo ancora all’inizio. Circa metà (47%) dei progetti di Intranet 2.0 hanno meno di due anni. Ciò conferma il lungo lavoro ancora da fare sull’adozione, sul change management e sul raffinamento degli strumenti

• Cresce un pò la partecipazione dei manager. Nell’82% dei casi gli executive hanno dato qualche contributo con una crescita del 14% rispetto al 2009, ma solo nel 13% delle aziende i manager partecipano in modo almeno giornaliero
• Va meglio la partecipazione dei dipendenti. Cresce anche la frequenza del contributo dei dipendenti che nel 91% delle risposte partecipano almeno in modo sporadico e nel 54% almeno una volta al mese e nel 30% una o più volte al giorno. Sulla partecipazione di utenti e manager certamente si può fare molto ma molto di più
• Prevale ancora la parte istituzionale, mentre il business è lontano. Se la parte di comunicazione istituzionale rimane la prevalente (86-95%), si diffondono sempre più le componenti di servizio (74-77%) e di collaboration (38-69%) per finire con un supporto strutturato al business che rimane ancora purtroppo limitato (20-36%). Questo è il singolo aspetto su cui è necessario insistere per tirare fuori risultati tangibili dalla intranet.

• Strumenti più diffusi: si inizia a diffondere l’idea che non introdurre gli strumenti collaborativi rischi di precludere significative opportunità all’azienda con un ruolo particolarmente legato al business di wiki e blog. In cima alla lista degli strumenti più utilizzati ci sono blog (53% con un +18% rispetto al 2009), forum (52% con un +13% rispetto al 2009), istant messaging (51% con un +11% rispetto al 2009 ed anche il più pervasivo a livello dell’azienda intera), wiki (49% con un +4% rispetto al 2009) mentre il social networking si posiziona in ritardo (27%), ma è anche la componente in crescita maggiore (+49% rispetto all’anno scorso)

• Tecnologie di riferimento: Sharepoint guadagna ancora terreno tra chi ha una intranet 2.0 arrivando al 53%, Confluence si spinge al 13%, Lotus Connections & Quickr al 5% e Socialtext solamente al 2%. Stupisce trovare Facebook come intranet collaborativa nel 18% dei casi
• Costi tecnologici: la intranet 2.0 è estremamente economica con quasi metà (47%) delle aziende che hanno speso meno di $10K ed un restante 33% tra $1oK e $100K. Chiaramente la tecnologia non è tutto il progetto, ma gli investimenti ridotti testimoniano a mio avviso un ruolo ancora poco strategico sia della intranet che della intranet 2.0
• Livello di soddisfazione: rimangono ancora bassi, ma va molto meglio dell’anno scorso con il 46% delle organizzazioni che danno un giudizio buono o molto buono sulla intranet 2.0. Il numero scende al 35% per gli executive, mentre il 29% di loro da un feedback decisamente negativo sulle funzionalità messe a disposizione. Questi numeri indicano un’evoluzione sia degli strumenti, che della comprensione da parte degli utenti che non può che far bene ad un ruolo più importante della intranet 2.0 nella vita dell’azienda

• Barriere all’implementazione: senza grosse differenze rispetto all’anno scorso, per coloro che non sono ancora riusciti ad introdurre strumenti 2.0 nella intranet, le barriere principali sono state la mancanza di un business case (32%), mancanza di sponsorship da parte del management (31%), mancanza di supporto dall’IT (27%). Se un business case non sempre necessità di economics stringenti, sicuramente non può mancare un’accurata analisi dei bisogni utente ed un benchmark competitivo rispetto al mercato:
• Il ROI sembra ancora una chimera. Pur essendo ormai molti casi di successo (come Intrawest Placemaking e Sobre), stupisce, ma forse neanche troppo, come moltissimi progetti di intranet 2.0 non comprendano ancora alcuna metrica sul ritorno dell’investimento. Il problema è presente nella intranet come nell’Enterprise 2.0 ed è chiaramente legato al processo (spesso più tecnologico che strategico) con cui le iniziative vengono lanciate:

• La intranet 2.0 è ancora gestita al risparmio. Il numero di persone nel team di intranet management è spesso limitato ad 1 o 2 elementi. Solo il 20% deglle risposte mostra più di 5 risorse assegnate al progetto.

Conclusioni

Cosa possiamo concludere dal lavoro di Toby Ward? Certamente insieme all’Enterprise 2.0 anche la Intranet 2.0 si sta facendo largo con relativa velocità all’interno delle aziende di tutto il mondo.

Ciò che invece fa veramente fatica a passare è il cambio di paradigma da uno strumento tecnologico ad un modo di fare business che ha del resto sempre afflitto anche la Intranet tradizionale. Il cambio di passo non potrà a mio avviso essere dato tanto dal maturare e dal diffondersi della tecnologia quando da una rinnovata consapevolezza, capacità di leadership, coinvolgimento delle persone che deve partire dalla testa dell’azienda.

In altri termini per realizzare una intranet 2.0 che produca risultati misurabili di business si ha bisogno di una Enterprise 2.0 che attribuisca il giusto ruolo agli individui, allochi le necessarie risorse e competenze al progetto, ma specialmente faccia partire la progettazione da chiari bisogni professionali/organizzativi/economici. Solo in questo modo la intranet passerà dall’essere un centro di costo di cui nessuno vuole accollarsi l’aggiornamento ad uno strumento insostituibile di business, collaborazione e creazione di valore sia per i dipendenti che per l’intero ecosistema in cui l’azienda opera.